1. Leistungsstarke Hardware für leistungsstarke Mitarbeiter

Zur Ausstattung gehört zunächst einmal leistungsstarke Hardware, die problemlos in jedes Homeoffice passt. Dazu gehören Laptops, Smartphones, Tablets und Headsets. Definieren Sie vorab klar, ob Mitarbeiter mit privaten oder firmeneigenen Geräten arbeiten können. Andernfalls besteht die Gefahr von Sicherheitsverletzungen, Kompatibilitätsproblemen und Rechtsstreitigkeiten.

2. Digitales Dokumentenmanagement

Mobiles Arbeiten zu Hause oder unterwegs geht weit über Smartphones und Laptops hinaus – alles beginnt mit der Digitalisierung von Dokumenten, Daten und Prozessen. Der ideale Weg ins digitale Büro ist die Digitalisierung papierintensiver Prozesse durch Enterprise Content Management. ECM verwaltet Dokumente und Informationen vollständig elektronisch über eine Software. Alle Dokumente werden zentral in einem einzigen System gespeichert, indiziert und digitalen Akten zugeordnet. So haben Mitarbeiter von zu Hause aus immer Zugriff auf wichtige Dokumente.

3. Erfolgreicher Austausch auch im Homeoffice

Die Kommunikation im Team und mit den Kunden muss weitergehen – auch im Homeoffice. Unternehmen setzen auf Video- und Webkonferenztools sowie Kollaborationstools wie Microsoft Teams. Diese können die Zusammenarbeit nicht nur ermöglichen, sondern auch verbessern. Auch kritische Geschäftsprozesse sind wichtig – zum Beispiel Genehmigungsprozesse in der Finanzbuchhaltung: Funktionieren sie auch vom Smartphone oder Laptop aus? Und natürlich darf es keinen Servicestillstand geben: Werden Servicefälle schnell bearbeitet und können diese per Fernwartung abgewickelt werden?

4. Professioneller Datenaustausch

Der Austausch wichtiger Daten und Dokumente ist in einem Unternehmen oft eine mühsame Aufgabe. Mitarbeiter haben im Allgemeinen Probleme mit E-Mails, die nur begrenzte Dateigrößen senden können oder umständliche FTP-Server. Bei kostenlosen Anbietern wie Dropbox oder WeTransfer vermeiden Benutzer diese Probleme oft leichtfertig. Da diese Angebote jedoch unsicher und daher für ein Unternehmen nicht nachhaltig sind, muss die IT eingreifen und bessere Software anbieten.

Die Lösung: Ein zentrales Konzept zur Datenspeicherung und -freigabe in Form einer Enterprise Filesharing-Software. Für universellen Zugriff auf alle Dateien über einen zentralen Server bei gleichzeitig hoher Sicherheit. Auf diese Weise können sie Daten an einem zentralen Ort speichern und teilen. Mitarbeiter haben über eine zentrale Plattform einfachen Zugriff auf freigegebene Dateien. Gleichzeitig ist gewährleistet, dass vertrauliche Daten auch wirklich vertraulich bleiben.

5. Mobiles Arbeiten mit Leben füllen

Homeoffice-Konzepte sind nur dann erfolgreich, wenn sie von den Mitarbeitern verstanden und gelebt werden. Dazu gehört auch die regelmäßige Einbindung in verschiedene Themen, wie z.B. bei der Erstellung von Leitlinien für das Homeoffice oder bei der Auswahl von Tools und Plattformen für die Zusammenarbeit innerhalb der Teams.

6. DSGVO

Sobald Mitarbeiter mit vertraulichen Daten – möglicherweise sogar personenbezogenen – arbeiten, tritt die Datenschutzgrundverordnung in Kraft. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter zu diesem Thema für ein hohes Maß an Sensibilität im Datenschutz und entwickeln Sie verbindliche Regeln – am besten gemeinsam mit Ihrem Team. In allen Fällen müssen die Mitarbeiter in der Lage sein, vertrauliche Dokumente sicher zu verschließen oder aufzubewahren.

7. Datensicherheit im Homeoffice

Laut einer Studie des Marktforschungsunternehmens IDC ist etwa die Hälfte der IT-Sicherheitsrisiken auf Fehlverhalten von Mitarbeitern zurückzuführen. Z. B. versehentliches Herunterladen von Malware. Daher hat die Datensicherheit für Arbeitgeber immer Priorität. Zu den technischen Maßnahmen gehört unter anderem die Anbindung über VPN an das interne Netz des Unternehmens. Auch die Verwaltung mobiler Geräte ist wichtig. Darüber hinaus müssen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter zum Thema sicheres Arbeiten von zu Hause aus schulen.

8. Richtlinien für das Homeoffice umsetzen

Im Homeoffice ist es enorm wichtig, Informationen richtig zu verarbeiten. Da Personen außerhalb des Unternehmens unkontrolliert auf Informationen, Dokumente oder Daten zugreifen können, helfen die Richtlinien bei der Umsetzung einer angemessenen Arbeitsumgebung. Entwickeln Sie außerdem ein Bewusstsein für mögliche Risiken und entwickeln Sie regulatorische Richtlinien.

9. Homeoffice – Eine Frage des Vertrauens

Mit der Einführung flexibler Arbeits- und Home-Office-Konzepte müssen Arbeitgeber lernen, loszulassen. In der Vergangenheit galt es als Karrierevorteil, häufig und lange im Büro zu sein. Es sagt jedoch nichts über die Qualität der Arbeit aus. Arbeitgeber sollten Zielvereinbarungen treffen und Arbeitnehmer daran messen.

10. Den Wandel aktiv gestalten und offen dafür sein

Von zu Hause aus zu arbeiten erfordert Orientierung und Vertrauen. Es ist wichtig, gelebte Führungsmodelle zu haben, die auf Vernetzung, Offenheit und Agilität basieren. Dies bedeutet für viele Unternehmen und Organisationen mit starken hierarchischen Führungsstrukturen ein Umdenken. Sie ist jedoch eine notwendige Voraussetzung für die Produktivität und Zufriedenheit der Arbeitnehmer. Der Mensch steht im Mittelpunkt, Entscheidungen müssen transparent kommuniziert und neue Formen der Zusammenarbeit etabliert werden. Basis dafür ist eine gut funktionierende Feedbackkultur. Ganz nach dem Motto: Gemeinsam und nicht nebeneinander.